为加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合实际情况，特制定本制度。

一、使用范围

本会议室由油气资源研究院重点实验室和地球与行星物理院重点实验室所共有，仅供以上两室科研人员使用，概不外借。

二、管理办法

第一条：会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室本年度暂由油气资源研究室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。

第二条：为了避免会议时间发生冲突，相关人员使用会议室前需提前到油气室秘书处备案，并在会议室门口的会议登记本上进行登记预约，以便统一安排。

第三条：相关人员需在正常工作日提前到室秘书处备案，并在会议室使用前领取会议室钥匙，即可使用会议室。若周六日使用，需在周五下午领用会议室钥匙，并于下周一上午及时归还。

第四条：会议室使用需遵循先登记先使用、先集体后个人的原则；如遇会议时间冲突时，各研究人员之间可本着重要、紧急优先的原则协商解决。

第五条：相关人员应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由秘书另作安排。

第六条：如临时取消申请，再需使用时，需重新申请。相关人员应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他人员使用，超时人员必须离开会议室，终止使用该会议室。

第七条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

第八条：各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

第九条：会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知秘书，以便及时修理。

第十条：未经允许，不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到实验室负责人许可。借用完毕后，需及时归还。

中国科学院油气资源研究重点实验室

   二〇一七年一月四日